SOBREFACTURACION EN LA INDUSTRIA HARINERA

MANEJO DE SOBREFACTURACION AL FINALIZAR EL MES


¿Qué es sobrefacturación?
En términos financieros es aumentar el valor ilegalmente de lo realmente cuesta o vale un producto, utilizando excesivo incrementos de intereses.

¿Qué es sobrefacturación en la industria harinera?
Es la excesiva cantidad de facturas que se digitan antes de finalizar un mes, quedando facturas por despachar en determinado momento y que alteran el normal funcionamiento de la actividad logística en la industria harinera.

Ustedes dirán este es un sitio web donde se habla de logística en la industria harinera y este está hablando de facturación.
Lo que pasa es que todas las áreas en las industrias harineras están ligadas con la logística y más si ciertas acciones afectan directamente el manejo de esta.
En la industria harinera como en cualquier empresa se lleva un control mensual, para ver cómo está el estado financiero del negocio, cuales son las pérdidas y ganancias, si el objetivo con que fue creada la empresa está dando los resultados deseados, si las ventas en relación con meses anterior han mejorado o por el contrario han empeorado, se comparan meses con años anteriores, todo esto nos sirve de herramientas estadísticas para sacar balances que nos ayuden a tomar correctivos o por el contrario si el negocio está bien encaminado.
Hay industria harinera que al finalizar el mes, especialmente el ultimo día del mes incrementan sus ventas a un 55 % del acumulado total de ventas hechas en un solo mes, mejor dicho “ hay sobrefacturación” lo que no han podido vender en todo el mes lo quieren vender en un solo día, inclusive después de haber pasado el mes los 2 primeros días del mes que entra siquen facturando con fecha del ultimo día del mes anterior, como si el día no fuera de 24 horas sino de 72 horas.
Esto causa graves problemas en la logística de distribución, este manejo que muchas empresas tienen es poco profesional, ilegal y deja mucho que decir del manejo de mercadeo y de la alta dirección de la empresa, para ellos esto es “estrategias de ventas”.
Tal es la sobrefacturación que las existencias reales de bodegas no alcanzan a cubrir lo que se factura, la existencias en lo disponible en bodega quedan en negativo o rojo.
Esto quiere decir que vende productos ficticios que ni siquiera existen en bodega. Para quitar ese saldo negativo deben utilizar producción de varios días de molienda para cubrir el faltante.
Ahora que hacen los mal llamados ingenieros para tapar tal desfachatez, alteran los formatos de producción de las moliendas pasadas incrementando la producción y muchas veces cuando el molino esta en mantenimiento esos días los utiliza como si se hubiese producido. “qué vergüenza”

POR QUE SE DAN ESTOS CASOS

Necesitan demostrar que tienen promedios de ventas aceptables.
El gerente general presiona al departamento de mercadeo para que mantengan un promedio de venta altos de lo contrario los despide.
Demostrar a las corporaciones financieras que sus empresas son solidas, para que le puedan dar créditos.
Lavado de activos.
A veces ocurre que el gerente general es socio de la empresa y necesita demostrar a los accionistas que está desempeñando perfectamente en su cargo.
CONSECUENCIA EN LA LOGISTICA DE DISTRIBUCCION

Cantidades impresionantes de facturas por despachar en ventas y logística en los siguientes días, esto es contradictorio porque apenas se factura un producto máximo puede durar una factura sin entregar al cliente un día en condiciones normales, y muchas de estas facturas pasa de los 20 días represada en logística.
Se manejan 2 tipos de inventario, un inventario físico y un inventario ficticio.
El auditor tiene serios problemas al ejecutar con el departamento de logística el inventario del mes.
El producto llega donde los clientes y muchas veces ni los mismos clientes han pedido el producto y esto trae como consecuencia las devoluciones.
Al haber devoluciones el producto se deteriora por su exagerada manipulación, ese producto pierde su imagen corporativa.
Ese producto devuelto se lo despachan a otro cliente y el cliente se da cuenta que ese producto ha sido manipulado con otro cliente y así se pierde calidad en el servicio.
Las devoluciones lleva consigo sobrecostos en el pago de fletes cuando son vehículos contratados y aunque se utilicen vehículos de la empresa, se pierde tiempo, combustible, y el deterioro del producto.
Muchos clientes que necesitan el producto no se la lleva, y ellos se ven obligados a pedir en otros molinos.
Hay clientes que dejan que le facturen productos que no necesitan, y esto lo hacen para ayudar al vendedor de su área para que cumpla con su cuota del mes. Al recibir el producto sus bodegas se pasan del tope que ellos manejan y esto trae como consecuencia que la vida útil del producto se venza y se dañe, contaminándose de gorgojó juntos con los demás productos almacenados y esto representa un problema mayor para la empresa devolución del producto en mal estado.
Cuando un producto es devuelto en mal estado a la industria, hay pérdidas incalculables, los gastos comienzan desde el pago de fletes por la traída del producto contaminado, el cargue y descargue, el producto utilizado en la fumigación, el personal utilizado en el proceso, el tiempo utilizado, el proceso del encarpado del producto, la cernida del producto y la subida de la harina para reprocesarla.
Ahora muchas veces el producto lo reprocesan combinándolo con una molienda nueva, esto es un error garrafal, dañan la calidad del producto terminado y esa mutación se la vende a los pobres clientes.
Guardan los empaques todos perforados y sucios en las bodegas de empaque en vez de darle de baja.
Hay facturas que duran más de 20 días en logística porque el cliente no tiene espacio para recibir el producto, y cuando la reciben la factura ya se ha vencido su crédito que muchas veces es de 30 días y eso trae problemas al departamento de cartera.

CONCLUSIONES

Utilizar un plan de mercadeo eficaz
Valorar el departamento de mercadeo, capacitarlos, invertir en ellos
Analizar las pérdidas incalculables por la sobrefacturación y se darán cuenta que les sale más económico si capacitan a sus vendedores
Busquen nuevos mercados, inviertan en los microempresarios
Capaciten a sus clientes, cursos de panadería, cursos de contabilidad, manejo de productos, servicio al cliente, manejo de las normas ISO
Constantes ofertas (ideas innovadoras para incrementar las ventas).
Abrir puntos en todas partes de la cuidad.


ALEXANDER CONEO CASTRO
PRODUCCION IND Y LOGISTICA

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